Ganzheitliches Managen und Auditieren im Unternehmen (komplexe Prozessanalysen)
Das Thema „Ganzheitliches Managen / Auditieren im Unternehmen (komplexe Prozessanalysen)“ wurde mit allen Teilnehmern unter der Moderation vom Unternehmensberater und Auditor Michael Wänke (TQM 2000) sehr angeregt diskutiert und gemeinsam Schlussfolgerungen für Unternehmen mit „Bestpraxis“ erarbeitet.
Als erstes wurden die Unternehmen entsprechend den Erwartungen der „Interessierten“ und der Hauptprozesse (Geschäftsprozesse) der Unternehmen strukturiert. Dabei wurde insbesondere heraus gearbeitet, das das Auditieren schon lange nicht mehr nur auf die „Qualität“ (System-, Produkt- und Prozessaudits, Versandaudit) beschränkt wird, sondern auch durch die Organisationshaftung komplexe Verantwortlichkeiten haben.
Immer mehr Audits (Prozessanalysen) kommen auf die Unternehmen durch u.a. folgende Interessierte dazu:
Unternehmenseigentümer / Gesellschafter: Finanzaudits / „SOX“ , Lean Management
Banken : Risikoaudits wie z.B. BASEL II,
Versicherungen: Risikoaudits Produkthaftung, Arbeitssicherheit z.B. OHSAS 18001
Staat / Gesetzgeber / Kommune: Audits zu Produktzulassungen z.B. China CCC, Umweltstandards z.B. EMAS / ISO 14001, Umgang mit Fördergeldern, Finanzamt zu Steuern
Kunden: System-, Produkt- und Prozessaudits zur Lieferantenlistung und Risikovorbeugung (z.B. ISO 9001, ISO TS 16949, EN 9100, IRIS Bahnnorm, FSC, VDA 6.1, VDA 6.2, VDA 6.3, VDA 6.7) Entwicklungsaudit z.B. Reifegradabsicherung, Logistikaudits z.B. Odette / VDA 17, Daten- / IT - Sicherheitsaudits nach ISO 27001
Lieferantenaudits: zur Lieferantenlistung und Risikovorbeugung
Für kleine und mittelständige Unternehmen (KMU) wird dies nun immer mehr zu einem Organisationsproblem. Mit den Teilnehmern wurden nun die möglichen Lösungen gemeinsam erarbeitet.
Ganzheitliche Unternehmenskultur und Unternehmensorganisation
Zur Sicherung der komplexen Anforderungen an das Unternehmen , mit der zugeordneten Organisationshaftung, ist eine ganzheitliche Unternehmenskultur /-politik und Unternehmenshandbuch notwendig. In größeren Unternehmen können zu den ganzheitlichen Unternehmenshandbüchern sogenannte Fachvorschriften (Prozessanweisungen) zugeordnet werden. In einer Risikomatrix werden die jeweiligen Einflussparameter / Risiken den Prozessen zugeordnet. Man kann die Ergebnisse der Audits / Prozessanalysen mit den Unternehmenszielen / Kennzahlen koppeln und darauf aufbauend auch die Bewertung der Prozessverantwortlichen vornehmen.
Managementbeauftragter im Unternehmen
Im Unternehmen werden künftig ganzheitliche Audits (Prozessanalysen) durchgeführt und von einer zentralen Stelle koordiniert. Sie / Er ist der zentrale Ansprechpartner für alle Audits (Prozessanalysen) im Unternehmen und außerhalb des Unternehmens. Es können dabei eine Reihe von Synergien und Vermeidung von Doppeltarbeiten gesichert werden. Hierfür wurde von den Teilnehmern der Managementbeauftragte (QMB) vorgeschlagen, der die Koordination nach Außen und innerhalb des Unternehmens durchführt. 2 der teilnehmenden Unternehmen haben das bereits realisiert. Dieser Managementbeauftragte unterstützt den Geschäftsführer und die Prozessverantwortlichen zu ihrer ganzheitlichen Organisationsverantwortung / Haftung. Dazu ist es aber notwendig, dass die Managementbeauftragten immer mehr von QS Arbeiten entlastet werden und diese von den Prozessverantwortlichen übernommen und verantwortet werden. Für diesen ganzheitlichen „Prozessanalysen / Auditor“ ist eine Stellenbeschreibung mit den Aufgaben, Verantwortung und Haftungsabgrenzung zu erstellen.
Vorbereitung / Durchführung der Audits / Prozessanalysen mit Managementbewertung
Die Audits / Prozessanalysen werden gemeinsam im Team vorbereitet. Z.B. mit dem Verantwortlichen Juristen, Controller, für Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und dem Prozessverantwortlichen und ggf. Geschäftsführer. Im Rahmen dieser Vorbesprechung werden entsprechend der Risikomatrix die komplexen Prozessrisiken gemeinsam ermittelt und die Checkliste erstellt. Hierzu eignet sich z.B. die „Turtle Prozessdarstellung“ des VDA. Die Gruppe legt dann gemeinsam das Auditteam fest.
Das Auditteam untersucht die Prozesse auf Potentiale und Abweichungen uns schlägt Maßnahmen zur Verbesserung / Risikominimierung vor. In regelmäßigen Abständen berichtet der Managementbeauftragte in einer Unternehmensanalyse der Geschäftsführung über die Ergebnisse der Audits / Prozessananlysen. Der Geschäftsführer hat dann die Möglichkeit aus den Zahlenanalysen (z.B. Controlling) und den Audits / Prozessanalysen seine Entscheidungen zur Unternehmens-entwicklung abzuleiten.
Durch diese dargestellt Vorgehensweisen wird auch eine Verbesserung der Durchdringung der Unternehmen von Produkten, Prozessen, Risiken und Ökonomie erreicht. Unternehmenstrends aus den Prozessen werden eher komplex erkannt (nicht nur auf ökonomische Kennzahlen hin) und können vorbeugend besser beeinflusst werden.
Das war auch das Fazit, welches die Teilnehmer getroffen haben.